FAQ sur les perturbations des formations de plongée liées aux tensions avec la direction de la commission technique
Pour répondre aux nombreuses questions qui nous parviennent et aux inquiétudes soulevées sur les tensions autour des formations de plongée de la région, nous avons regroupé l’ensemble des informations dans la FAQ ci-dessous.
Nous sommes à votre disposition pour apporter toute information complémentaire pour comprendre cette situation et vous faire une opinion sur le sujet.
Accès rapide aux questions/réponses
Le stage initial MF2 aura-t-il bien lieu ?.
Le stage final et examen MF1 prévus à l’agenda 2023 auront-ils lieu ?.
Quelles sont les causes des tensions entre la commission technique régionale et le comité.
Est-il vrai que vous réglez les frais des bénévoles avec beaucoup de retard ?.
Est-il vrai que le comité aide les CODEP en fonction du nombre de licenciés ?.
Est-il vrai que le comité a réduit ses aides à la formation des cadres ?.
Pourquoi n’avez-vous pas communiqué directement auprès des cadres fédéraux pour vous expliquer ?.
Pourquoi avoir refusé de verser l’acompte à la structure chargée d’accueillir le stage mf2 ?.
Pourquoi la commission technique AURA a-t-elle été mise sous tutelle.
Est-il vrai que le comité a pris un avocat ?.
Quand cette situation de blocage s’arrêtera-t-elle ?.
Préambule
Depuis son élection, le comité s’est lancé dans une transformation de son fonctionnement pour être en mesure de répondre aux défis qui doivent être relevés (lire le dernier édito dans Subaqua sur la pérennité de l’esprit fédéral).
Cette nouvelle orientation implique des changements et une rationalisation du fonctionnement de la région, notamment en matière budgétaire. Pour préparer le futur, nous souhaitons retrouver des marges de manœuvre et cela passe par un changement d’habitudes des acteurs régionaux. Comme toute transformation, cela crée des tensions et des freins. Les FAQ ci-dessous répondent à vos questions sur ce sujet.
Le stage initial MF2 aura-t-il bien lieu ?
Oui, la commission technique nationale a repris l’organisation de ce stage avec des instructeurs de notre région pour limiter les frais. Nous l’en remercions vivement.
Le comité a budgété une aide aux stagiaires de notre région et nous espérons très sincèrement que cela sera rendu possible.
Le stage final et examen MF1 prévus à l’agenda 2023 auront-ils lieu ?
Nous tenons à rappeler que les blocages ne concernent que la commission technique en charge de la plongée, les formations hors plongée ne sont pas concernées par les revendications en cours.
OUI, toutes les actions de formation plongée auront lieu, quelques instructeurs régionaux de plongée ont communiqué sur leur décision de ne plus participer aux formations AURA, mais de nombreux instructeurs et MF2 ont répondu présents pour animer les stages et examens. Nous les remercions vivement de soutenir ces actions vitales au développement de la plongée dans notre région.
On a pu lire dans une récente communication aux présidents de club que le comité directeur n’est plus composé que de 12 membres contre 19 + 3 au lendemain de l’élection. Pouvez-vous expliquer ses départs ?
Cette information est vraie en revanche, ce qui n’est pas mentionné :
La prise de fonction du comité s’est faite dans un contexte houleux où dès sa 1ère réunion officielle (le 6/12/20) de très fortes oppositions exigeant le départ de la toute nouvelle présidente de région et des attitudes incompatibles avec la vie associative ont été vu et ont été suivie de la démission des personnes.
Fin février, le climat s’est encore dégradé avec le démarrage de la campagne frontale qui a secoué notre fédération pour les élections nationales. Le comité a voté à la majorité absolue le soutien à la liste de Frédéric DI MEGLIO, mais certains colistiers n’y étaient pas favorables, ce qui a tendu les échanges au sein du comité.
Rappelons que dans ce contexte dégradé, la présidente de la région a reçu des menaces de mort (plainte et action judiciaire en cours).
3 personnes ont perdu la qualité de membre du comité directeur en application des statuts suite à des défauts répétés et sans excuse valable de présence aux réunions.
Pour les autres membres, ce sont des choix pour raisons personnelles ou professionnelles ou pour ne pas subir la pression des tensions actuelles dans leur vie de bénévole ou de professionnel de la plongée.
Nous tenons à rappeler que les travaux du comité régional sont bénévoles, chronophages, demandent un énorme investissement pour des actions peu visibles par les licenciés mais essentielles au fonctionnement des commissions, clubs et CODEP.
Quelles sont les causes des tensions entre la commission technique régionale et le comité
Nous tenons à rappeler que l’engagement et la qualité des actions de la commission technique Aura sont connus de tous et reconnus à chaque examen national ou action régionale. Et c’est une grande fierté pour notre région.
Nous constatons une crispation sur des questions de rigueur budgétaire.
Pour comprendre la situation, quelques chiffres financiers 2022 : le comité Aura est une quasi PME avec 870 000 euros de recettes d’exploitation. Les dépenses liées aux actions régionales (toutes commissions + codep) représentent 389 156 euros soit 44% des dépenses d’exploitation. Nous veillons à une répartition équitable entre tous les acteurs régionaux. Cela implique pour ceux qui perçoivent cet argent de la rigueur et le respect des règles établies. De la part du 1er bénéficiaire, la commission technique, comme des autres.
Devant ces chiffres, dès notre arrivée en 2020, nous avons engagé un expert-comptable indépendant pour auditer et gérer nos comptes et des désordres ont été pointés. Nous avons pris des décisions pour les régler et avons demandé aux acteurs régionaux plus de rigueur sur leurs équilibres budgétaires.
Le comité n’a pas suffisamment anticipé les freins liés à ces changements de vision, les documents à remplir étant restés les mêmes. Nous aurions certainement dû mieux communiquer et mieux accompagner nos acteurs régionaux, sur ces rugueuses questions budgétaires.
Le comité a-t-il une réserve de trésorerie de plus de 600.000 euros comme on peut le lire sur le facebook de la commission technique régionale ?
Oui c’est vrai,c’est une situation héritée des comités précédents et de la mécanique budgétaire appliquée, en 2015, la trésorerie se montait déjà à 585.000 euros. C’est pourquoi le comité élu en 2020 a mis tout en œuvre pour libérer cette trésorerie et présente depuis deux ans en AG des budget largement déficitaire afin de faire profiter tous les acteurs de notre région d’aides importantes : CODEP, commissions régionales, clubs.
Pourquoi la réserve de trésorerie ne diminue pas ? A chaque début d’exercice, le comité provisionne les budgets prévisionnels présentés par les commissions et les codep pour leurs actions. Cet argent est immobilisé pour l’exercice et ne peut être utilisé que pour ces actions là. Mais souvent, ces budgets ne sont pas débloqués par les demandeurs et reste donc en trésorerie. Par exemple, pour 2022, 47% des aides provisionnées n’ont pas été utilisées, ce qui immobilise l’argent au détriment d’autres actions qui auraient pu être soutenues.
Depuis notre arrivée, nous essayons de limiter ces provisions inutiles afin de mieux redistribuer ces sommes. Certains ont d’emblée compris et joué le jeu, d’autres non.
Pour améliorer cette situation, nous allons suivre deux pistes :
- Etudier avec les commissions et acteurs fédéraux comment modifier leur façon d’établir leur budget pour qu’ils soient réalistes et limiter les provisions pour libérer l’argent et permette l’augmentation d’aides à la formation, aux activités, aux clubs et licenciés.
- Rénover ce mécanisme dont nous avons hérité et adopter des pratiques comptables modernes. Nous allons inviter prochainement les différents acteurs pour travailler tous ensemble sur ces sujets. Nous espérons trouver des personnes de bonne volonté autour de la table.
Est-il vrai que vous réglez les frais des bénévoles avec beaucoup de retard ?
Oui nous avons eu des retards, mais nous n’avons jamais pénalisé les bénévoles et avons même dû voter sur l’exercice sportif 2021/2022 des dépassements de budgets pour pouvoir répondre favorablement à toutes les demandes de remboursement de frais de certaines commissions.
Nous rappelons aussi que c’est le rôle des présidents de commission de vérifier les demandes et de faire appliquer les règles en amont afin de fluidifier leur règlement. Car ce sont eux qui connaissent les actions menées et les bénévoles qui y ont contribué. La plupart le font très bien, d’autres moins.
Les raisons de retards de remboursement constatés
- A notre prise de fonction, la commission technique régionale refusait de communiquer les contacts de ses instructeurs pour des raisons de RGPD. Le comité régional a dû s’assurer que l’utilisation des données présentes sur les formulaires de remboursement était bien légale avant de procéder au remboursement, ce qui a retardé les premiers virements.
- Certaines demandes nous sont envoyées avec plusieurs mois de retard, ce qui rallonge leur traitement.
- Toute demande de remboursement de frais non mentionnée dans les comptes rendus d’action ou contenant des erreurs nécessite des échanges avec les présidents de commissions concernées et rallonge les temps de traitement.
- Le processus actuel de traitement des remboursements est complexe et chronophage.
- Le trésorier, qui est bénévole lui aussi, a une activité professionnelle très dense, ce qui peut retarder par moment le traitement de certains remboursements.
Nous savons que les bénévoles extérieurs au comité ne voient que leur demande mais avec 11 commissions, 11 CODEP, des actions partout sur le territoire toutes activités confondues, nos bénévoles et notre salariée ont un volume important de remboursements de frais à traiter et font du mieux qu’ils peuvent pour répondre aux demandes dès lors qu’ils ont tous les éléments nécessaires à leur exploitation.
Quelles actions sont en cours pour régler ces problèmes ?
La procédure dont nous avons hérité s’avère trop lourde en échanges de mails qui ralentissent le traitement.
Nous sommes conscients des limites de notre organisation actuelle et une nouvelle méthode plus simple et rapide est à l’étude.
Est-il vrai que le comité aide les CODEP en fonction du nombre de licenciés ?
Non, c’est faux. Le comité répond aux demandes des CODEP et répond de manière équitable aux actions demandées.
Deux CODEP ont fait beaucoup de demandes car ils réalisent beaucoup d’actions et le comité souhaite soutenir ces activités.
Pour exemple, les aides du comité représentent 48% du budget du CODEP 69 car c’est un CODEP qui réalise beaucoup d’actions.
Le comité reste ouvert à toutes demandes supplémentaires et a déjà répondu favorablement à de nouvelles demandes.
Est-il vrai que le comité a réduit ses aides à la formation des cadres ?
Non, au contraire, les aides pour la formation des cadres réalisée par nos commissions ont pour la première fois en AURA bénéficié d’une augmentation sans précédent.
Dans le rapport moral, vous pourrez constater que ces aides sont augmentées de 25% à 233% sans diminution des autres types d’aide qui restent stables.
Deux exemples concernant la formation des cadres techniques :
- Aides auprès des CODEP pour la formation des GP/MF1/MF2 : 10 euros par jour par participant avec un encadrant pour deux stagiaires => les encadrants étant pris en charge, cela revient à une aide à 30 euros par WE pour le stagiaire.
- Aides pour la commission technique régionale pour le stage final et examen MF1 : 25 euros par jour par participant avec un encadrant pour deux stagiaires (+ un en réserve) => les encadrants étant totalement pris en charge, cela revient à 263 euros d’aide pour la semaine pour le stagiaire.
Pourquoi n’avez-vous pas communiqué directement auprès des cadres fédéraux pour vous expliquer ?
Le comité n’a pas les contacts des cadres fédéraux de la région, c’est chaque commission qui détient les adresses de ses cadres. Le comité n’a que les contacts des présidents de club que nous tenons au courant de l’évolution de cette situation. Cette FAQ a vocation de présenter les faits et de répondre aux questions de tous les licenciés et bénévoles AURA.
Pouvez-vous rappeler le fonctionnement entre le comité régional et la commission technique régionale ?
Ces deux entités sont complémentaires pour le développement fédéral du territoire.
Le comité régional représente les instances nationales sur leur territoire et relaye la politique fédérale nationale. C’est une personnalité juridique (association loi 1901) responsable devant le comité directeur national du développement des activités fédérales sur son territoire : vente des licences, politique de développement, définition du budget régional, bonne tenue de sa comptabilité, …
Les membres du comité sont élus par les présidents de clubs et les dirigeants de SCA de la région en AG tous les 4 ans.
Le détail de toutes ses missions est accessible sur le site de la ffessm, ici.
La commission technique régionale est une des 11 commissions de la région AURA. Les commissions régionales n’ont pas de personnalité juridique et sont placées sous le contrôle direct du comité directeur régional. Les 11 présidents ce commission sont élus lors de la même AG que le comité régional par les présidents de clubs.
Les commissions régionales ont pour principale mission d’étudier les questions relevant de leurs activités et d’en assurer le développement. Ainsi la commission technique Aura à la charge de la plongée scaphandre avec l’organisation des stages et examens MF1, des stages initiaux et pratiques du MF2, la supervision des formations et la délivrance des GPN4 et des initiateurs clubs ainsi que le support aux structures de la région (club et CTD).
Comment travaillent-t-ils ensemble ?
Tous les ans, chaque commission est invitée à soumettre à l’approbation du comité directeur régional ses propositions d’actions et le budget prévisionnel associé. Le comité arbitre alors l’ensemble des budgets selon sa politique et en veillant à l’équité entre tous. Sur ces éléments, le comité peut demander des explications, faire réviser des budgets jugés mal équilibrés. Il est aussi chargé de suivre les dépenses de ses 11 commissions pendant l’exercice et de veiller au respect des règles et budgets accordés.
Au vu de ces éléments, le comité et ses commissions doivent travailler en bonne intelligence et cela demande pour chacun de comprendre les contraintes de l’autre.
- Le comité dans son rôle de garant de la politique fédérale, du développement de sa région, de la redistribution équitable de ses ressources et de la bonne tenue de ses comptes.
- La commission dans son rôle d’organisateur et d’animateur de son activité.
Pourquoi avoir refusé de verser l’acompte à la structure chargée d’accueillir le stage mf2 ?
Cette information est fausse. Notre trésorier avait bien donné son accord de paiement le 13/11/2021 suite à l’approbation du devis par la commission technique en date du 8/11/2021. Le versement a été stoppé suite à une demande de la présidente de la commission technique régionale auprès de la salariée du comité.
Pourquoi la commission technique AURA a-t-elle été mise sous tutelle
Le comité n’avait pas de levier pour lever une situation qui perturbe nos actions de formation en plongée et pénalise nos futurs encadrants. L’absence de dialogue nous a contraint à chercher un médiateur. Rappelons que :
- La décision des bénévoles de ne plus participer aux actions régionales de formation plongée a été initiée pour demander le remboursement de frais qui ont déjà été remboursés selon les règles en vigueur.
- Le mouvement a été initié par la présidente de la commission technique et ses vice-présidents, sans possibilité d’avoir un interlocuteur ouvert au dialogue au sein des instances de cette commission.
En conséquence, devant ce constat de carence, nous nous sommes tournés vers notre fédération pour arbitrer le différent et avons suivi son conseil. Il a donc été décidé de mettre la commission technique sous tutelle.
Pourquoi n’avez-vous pas remboursé des bénévoles qui sont venus encadrer des actions de formation de la commission technique régionale en 2022 ?
Cette information est fausse. En 2021, tous les bénévoles qui ont participé aux actions de cette commission ont été remboursés intégralement de leur frais malgré pour certains le non-respect des règles de défraiement. En 2022, le comité a appliqué les règles en vigueur et procédé aux remboursements des frais. Nous comprenons qu’il peut y avoir des situations exceptionnelles qui justifieraient une exemption aux règles, mais le comité souhaite être sollicité en amont, plutôt que d’être devant le fait accompli. Il en va de la bonne tenue des finances et du respect des autres instances ou bénévoles qui appliquent les règles. Nous rappelons que c’est aux commissions de diffuser et de faire respecter ces règles collectives auprès de leurs formateurs. Pour éviter à l’avenir ces situations délicates, le comité va refondre ces documents et les mettre en accès libre sur son site web.
Sur les réseaux sociaux de la commission, on peut lire que le comité veut remplacer la présidente de la commission technique AURA, est-ce vrai ?
Non, ce n’est pas vrai, et le bruit fait autour de cette fake news est préjudiciable à la dynamique fédérale. Le comité n’a aucun pouvoir pour nommer un autre président, le président est élu lors des AG par les présidents de clubs. Le comité, conseillé par le national, s’est appuyé sur son règlement intérieur pour débloquer temporairement une situation qui désorganise une commission et pénalise grandement les clubs et les licenciés et a trouvé une personne pour gérer les actions en AURA. Il ne s’agit en aucun cas d’un nouveau président. Nous espérons toujours un retour à des relations apaisées et constructives. Nous comprenons le mécontentement suscité par cette fausse information et nous déplorons ces informations tronquées qui risquent de monter des bénévoles les uns contre les autres et détériore l’image de la région.
Est-il vrai que le comité a pris un avocat ?
Oui, le comité va prendre un avocat expert en droit associatif afin de faire un point sur nos règles fédérales et l’application des textes et tenter de clarifier la situation, faire avancer les projets et remettre le bon droit au centre des débats. Des propositions seront faites pour remettre la commission technique en état de fonctionner à nouveau pour le bien commun.
Qui paye l’avocat ?
L’avocat, comme l’expert-comptable en charge des comptes, sont payés sur le budget de fonctionnement régional.
Quand cette situation de blocage s’arrêtera-t-elle ?
Nous espérons au plus vite, le blocage a été initié pour demander le remboursement de frais déjà remboursés, nous espérons que la diffusion de cette information apaisera les esprits et permettra de réunir les bénévoles de bonne volonté autour d’une table. Nous travaillons à un retour à la normal du fonctionnement de notre commission technique afin qu’elle puisse assurer sa mission : organiser et animer les actions de formation de plongée en AURA. Nous sommes ouverts au dialogue et prêts à travailler avec tous les bénévoles de bonne volonté.
On peut lire sur le site de la commission technique régionale que vous avez retiré le handisub de sa responsabilité, pourquoi ?
Cette information n’est pas juste, ce n’est pas notre décision, le Handisub est devenu sur décision du Comité Directeur National un pôle à part en 2021, le Handisub AURA est donc devenu un pôle indépendant avec une organisation propre et un budget propre.
Pourquoi cette FAQ ?
En tant que comité régional, nous ne voulons pas alimenter un conflit avec une de nos commissions dans des débats houleux étalés sur les réseaux sociaux. D’ailleurs, nous demandons à chacun de la retenue dans les commentaires suite à cette FAQ. En revanche, beaucoup d’informations erronées sont diffusées et nous souhaitons y répondre.
Si vous avez lu le dernier édito de notre président sur le Subaqua du mois, vous savez que la fédération a des défis à relever pour survivre à ces 10 prochaines années et nous aurons besoin de toutes les forces vives dans nos territoires et de commissions fortes, actives, dynamiques.
Le comité Aura s’est mis en ordre de marche pour se transformer et les évolutions budgétaires font partie de ce plan, mais nous avons très certainement eu le tort de ne pas assez expliquer notre démarche et accompagner nos commissions et en premier lieu la plus importante, la commission technique.
Notre porte est ouverte pour travailler en ce sens avec toutes les personnes de bonne volonté, et il y en a beaucoup en AURA.